May 17, 2024

Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！～第3回　機能追加編～

May 17, 2024

Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！～第2回　画面作成編～

5. PowerApps メイン画面を作成 5-1.「ツリービュー」を選択 「ツリービュー」アイコンを選択します。 5-2.「テキストラベル」の追加 「+挿入」から「テキストラベル」コントロールを追加します。 5-3.「Text」プロパティを入力 「テキストラベル」コントロールの「Text」プロパティに「”在庫管理”」と入力します。 フォントサイズ、色などは自由に配置してください。今回は画面上部にヘッダーとして配置します。 5-4.プロパティを編集 今回の「テキストラベル」コントロールの設定は左画像から右画像のように変更しています。 5-5.「データテーブル」の追加 「+挿入」から「データ」と検索し「データテーブル」コントロールを追加します。 5-6.「Items」プロパティを入力 「データテーブル」コントロールの「Items」プロパティに「StockControl」と入力します。 今回は画面真ん中辺りに配置します。 5-7.列の削除 今回のアプリには不要となる「タイトル」列と「添付ファイル」列を削除します。 ツリービューにて「DataTable1」内の「添付ファイル列（_C）1」の三点リーダーを選択し、削除を選択します。「タイトル列（_C）1 」も同様の操作を行います。 5-8.「DataTable1」を選択 不要な列の削除が終わった後、再びツリービューにて「DataTable1」を選択します。 5-9.「罫線」の表示 「データテーブル」コントロールの罫線を「0」から「1」に変更します。 5-10.「編集フォーム」の追加 「+挿入」から「編集フォーム」コントロールを追加します。 5-11. データソースを選択 挿入した「編集フォーム」コントロールのデータソースの選択にて「StockControl」を選択します。 5-12.「編集フォーム」コントロールを画面下部に配置 「編集フォーム」コントロールを画面下部に配置します。 5-13.「DataCard」の削除 今回のアプリには不要となる編集フォーム内の「タイトル」と「添付ファイル」の「DataCard」を削除します。また、「Date」に関しても関数で登録するため、編集フォームからは削除します。 ツリービューにてそれぞれの「DataCard」の三点リーダーを選択し、削除を選択します。 5-14.「既定モード」を「新規」に変更 「編集フォーム」コントロールの「既定モード」を「新規」に変更します。 プレビューにした際、編集フォームが表示されるようになります。 5-15.「ボタン」コントロールの追加 「+挿入」から「ボタン」コントロールを追加します。 5-16. 「Text」プロパティを入力 「ボタン」コントロールの「Text」プロパティに「”送信”」と入力します。 フォントサイズ、色などは自由に配置してください。今回は画面下部に配置します。 5-17.「コンボボックス」コントロールの追加 「+挿入」から「コンボ」と検索し「コンボボックス」コントロールを追加します。 5-18.データソースの選択 「コンボボックス」コントロールのデータソースの選択に関しては後ほど設定するため、「×」を選択します。 5-19.「コンボボックス」コントロールの配置 「コンボボックス」コントロールをデータテーブルの左上に配置します。 5-20.複数選択の「オフ」 「コンボボックス」コントロールの「複数選択の許可」を「オフ」に変更します。 5-21.「並べ替え」アイコンの追加 「+挿入」から「並べ替え」と検索し「並べ替え」アイコンを追加します。 5-22. […]

May 17, 2024

Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！～第1回　事前準備編～

こんなお悩みはございませんか？ 最新の在庫確認に時間がかかるため、結局後回しになってしまう リアルタイムの数が把握できていないことにより、在庫過多・欠品が頻発 スマホを使って現場で検品しながら在庫を入力したい 全てPower Apps で簡単に解決できます！ Power Appsを利用すれば、 リアルタイムに更新され、どこからでも確認できる在庫管理アプリが作成できますので、わざわざ新しいシステムを購入する必要はありません。 クラウド上で編集、確認できるので、リアルタイムでどこからでも更新作業を行うことができます。 PCからはもちろん、スマホからもアプリから簡単に入力ができるので、業務効率が上がること間違いなしです！ さらには、在庫入力だけでなく、更新状態をリアルタイムに確認することもできるので、今まで行っていた最新版を探して入力するといった業務負担を軽減でき、より効率的な在庫管理を実現できます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 アプリの全体像 ItemとItemInを入力し、送信することで登録される 送信時、既にItemがある場合ItemStockから加減算を行う Item名でデータのフィルターが可能 並べ替えアイコンをクリックし、昇順・降順を切り替える 1. SharePoint リストを作成 1-1.「+新規」ボタンを選択 「SharePoint」のサイトを開き、「+新規」を選択します。 1-2.「リスト」を選択 「リスト」を選択します。 1-3.「空白のリスト」を選択 「空白のリスト」を選択します。 1-4.リスト名を入力 作成するリストの名前を入力し、「作成」ボタンを選択します。 2.SharePoint リストに列を追加 2-1.「+列の追加」を選択 リストに列を作成するため、「+列の追加」を選択します。 2-2.列の型を選択 「選択肢」を選択して「次へ」を選択します。 2-3.「名前」と「選択肢」を入力 列の「名前」と「選択肢」を入力します。その際、列の「名前」は英語で入力し保存します。日本語で作成してしまうと、Appsでアプリを作成する際や、他のアプリでの使用が手間になります。 2-4.今回作成する列 列名 列の種類 「Item」 「選択肢」 「ItemStock」 「数値」 「ItemIn」 「数値」 「ItemOut」 「数値」 「User」 「ユーザーまたはグループ」 「Date」 「日付と時刻」 2-5.「+列の追加」を選択 今回のアプリには不要の「タイトル」列を非表示にするため、 […]

May 20, 2024

インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る～第1回　通知フロー作成編～

こんなお悩みはございませんか？ インターネット上に更新される情報を毎回手動でExcelシートに入力している 更新された情報を毎回確認し、手動で社内に通知している 更新作業を忘れていて、後から慌てて対応したことがある 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用すれば、 インターネット上に更新された情報をSharePointリストに登録することでスケジュールから、自動でリマインドすることが出来ます。 SharePoint上に通知する内容と日程を記録したExcelを配置し、日時が一致している場合にTeamsに通知することで自動で通知を送ることが可能です。 日々、確認して通知するといった単縦だけど積み重ねると時間がかかってしまう作業も自動化できるので業務効率化につながります。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 1.目的と使用例 弊社では普段の業務とは別に、社内DXとして組織全体の業務効率化に取り組んでいます。 今回はその取り組みのうちの一つであるPowerAutomateを使用した「インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る」機能をご紹介したいと思います。 弊社では、毎月ある抽選の抽選日のTeamsへの通知や、毎週ある掃除当番の通知、月末の交通費申請の通知などでこの機能を活用しています。 ​ 2.完成図 フローの完成図になります。 3.フロー作成 3-1.SharePointリスト作成 SharePointリストを作成して、「抽選申込開始日」の前日にアナウンスするようなフローを作成していきます。 3-2.スケジュール済みクラウドフロー PowerAutomateホームから「作成」を押下して、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。 3-3.フロー名を入力 フロー名と各設定を選択して、「作成」を押下します。 ここでは、繰り返し間隔を1週間、前日に通知を送るフローのため設定曜日を日、月、火、水、木に設定しています。 3-4.トリガーを設定 申込開始が平日のみのため金曜日、土曜日以外の朝10時に実行するようにします。 タイムゾーンは日本時間(UTC+09:00)に合わせます。 設定時刻（時間）はドロップダウンから10を選択します。 設定時刻（分）は0と入力します。 3-5.複数の項目の取得 新しいステップから「複数の項目の取得」を選択します。 サイトのアドレスにドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリストが存在するサイトを選択します。 リスト名にドロップダウンから「3-1.SharePointリスト作成」で作成したリスト名を選択します。 3-6.フィルタークエリ 「3-5.複数の項目の取得」の「詳細オプションを表示する」を押下して、フィルタークエリにsubstringof(‘addDays(utcNow(),1,’MM/dd’)’,StartDate)と入力します。 動的なコンテンツから式を選択して、fxにaddDays(utcNow(),1,’MM/dd’)を入力後OKを押下します。 フィルタークエリを設定することで、「3-1.SharePointリスト作成」で作成した対象月の抽選申込前日に絞り込むことができます。 3-7.チャネルへのリンクを取得 Teamsから投稿したいチャネルを選択して、三点リーダーから「チャネルへのリンクを取得」を押下します。 その後、URLが表示されるのでコピーします。 3-8.チャネルID 新しいステップからデータ操作を入力して、「作成」を選択します。 入力欄に「3-7.チャネルへのリンクを取得」でコピーしたチャネルへのリンクを貼り付けます。 URLのChannel/の右の数字からthread.skype以外の部分を削除します。 (例)　51%3A6dexay5492h24a9ckdc7a2dcb6005224%40thread.skype ＊ここでは、作成のアクションを複数使うため、アクション名をチャネルIDに変更しています。 3-9.チームID 新しいステップから先ほどと同様に、データ操作を入力して、「作成」を選択します。 入力欄に「3-7.チャネルへのリンクを取得」でコピーしたチャネルへのリンクを貼り付けます。 URLのgroupId=の右から&tenantId=の左まで以外の部分を削除します。 (例) fc17dba\c4-de57-4x8j-99ek-a7hu8i475003 ＊ここでは、作成のアクションを複数使うため、アクション名をチームIDに変更しています。 […]

May 13, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 

    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]

April 22, 2024

Dynamics 365で業務フローを自動化Copilotの進化でより効率的に

企業のDXが進む中、Microsoft 365を導入されている組織も多くなっています。Dynamics 365は、Microsoftが提供する顧客管理と営業支援の機能が備わった、業務効率を上げられるビジネスアプリケーションです。AI機能のCopilotと連携することで日々の業務を自動化し、より的確で迅速な判断が可能になります。 この記事では、Dynamics 365の営業業務の生産性アップに特化したDynamics 365 Salesの、自動化された業務フローについて詳しく解説していきます。 Dynamics 365とは Dynamics 365とは、Microsoftが提供している業務の効率や生産性を上げられるビジネスアプリケーションです。Dynamics 365は、顧客管理（CRM）と営業支援（SFA）の機能が備わっていて、顧客管理や営業のサポート、マーケティング、顧客サービス、人材管理、会計管理といった幅広い領域においての活用が可能です。今まではそれぞれのフィールドで別々に管理していた顧客情報を一元化して管理することができます。Microsoft 365のWordやExcel、Teamsなどのアプリとも連携がしやすく業務全体をよりスピーディーに行えます。 〇Dynamics 365についてはこちらの記事でもご覧いただけます。 Dynamics 365 Sales とは Dynamics 365 Salesとは、クラウドベースでの企業の営業活動の効率化・自動化に特化したビジネスアプリケーションです。営業担当者と顧客をつなぐツールとして、インサイトに基づいた判断によって自動的な販売促進を実行。予実状況の確認や案件の進捗のような、日々の業務に重要な情報をダッシュボードでいつでも確認できます。顧客との関係を強固にするため、顧客情報の管理やメールのやり取りなどが効率的に行えて生産性がアップします。 AIアシスタントのCopilotとの連携によって、営業プロセスにおいて最適な次のアクションを自動的に提案してくれます。それによりチームは迅速な判断で効率的な営業活動を行うことが可能です。 Dynamics 365の特徴 AI機能を搭載したDynamics 365は、ビジネスをより短時間で効率よく進めていくためのアプリケーションです。データに基づいたアプローチで、明確なインサイトを導き出します。ビジネスの優先順位を提案し、判断を加速させ成果をもたらします。 ここでは、Dynamics 365の特徴についてわかりやすく解説します。 Microsoft 365のアプリとシームレスに使える TeamsやOutlook、Word、ExcelなどのMicrosoftが提供しているアプリとの連携ができます。スムーズなアプリとの連携によって、作業効率が上がり生産性がアップします。 たとえば、Teamsとのコラボレーション設定で、チームでの共同作業が可能になります。そのほかにも、Outlookではスケジュールの同期やEメールメッセージを顧客情報と紐づけができたり、Dynamics 365のデータをExcelでデータ分析、Wordではデータの差し込みが可能です。 これらの作業をパソコンだけではなくスマートフォンからでも行えます。 AI機能Copilotとの連携 AIアシスタント機能のCopilotとの連携で、Dynamics 365 Salesでは営業プロセスの効率化・自動化ができます。 これらの業務をCopilotが主導して行います。 Copilotは収集した顧客データを基にして、作成したインサイトから分析をして売り上げの予測を行います。営業活動を促進させる次のステップの提案も可能です。プロンプトを提供することで、メールコンテンツの作成や会話の要約、会議の後のフォローアップメールも送信します。 Dataverseでデータの一元管理 Dataverseとは、Dynamics 365 やPower Platformで使用されるデータベースのことです。DataverseはAzure上に構築されているプラットフォームで、ビジネスアプリケーションでのデータを安全に管理できます。Dataverseを使用することで作業効率を上げて、高度なセキュリティの設定が可能です。たとえば、チームごとにデータを閲覧できる人を制限したり、自動でのバックアップといった機能があります。バックアップは自動的に、継続的に行われます。 Dataverseは、さまざまな規格に準拠していてコンプライアンスは厳格に検証されており、組織のデータは安全に守られています。 〇Dynamics 365の機能についてはこちらの記事でもご覧いただけます。 Dynamics 365 Salesの主なライセンスの機能 Dynamics 365 Salesには、いくつかのライセンス（サブスクリプション）があり、使いたい機能の範囲に応じて選ぶことができます。ここでは、Dynamics […]

April 22, 2024

データから顧客理解へ！Dynamics 365 Marketingの活用術

ビジネス環境の急速な変化に伴い、企業は顧客の深い理解と迅速な対応を実現する必要に迫られています。Dynamics 365 Marketingは、顧客データを収集・分析し、個々のニーズに合わせてパーソナライズされたマーケティング戦略を展開することで、この課題を解決します。 効率的なマーケティング活動とマルチチャネル戦略を通して、顧客満足度とビジネス成長を促進するDynamics 365 Marketingの可能性を一緒に探ってみましょう。 Dynamics 365 Marketingとは Dynamics 365 Marketingは、Microsoftが提供する統合マーケティング管理ツールです。このツールで、企業は顧客との関係を強化し、マーケティング活動を効率的に進められます。顧客データを収集して分析し、その情報をもとに顧客一人ひとりに合ったマーケティング戦略を展開できる点が、このツールの大きな魅力です。 Dynamics 365 Marketingは、顧客の興味や行動をリアルタイムで把握し、タイムリーに関連性の高いコンテンツを提供できます。このようなデータ駆動型アプローチによって、顧客満足度を高め、新たなリードを獲得し、売上を増やすことが可能です。 さらに、電子メールやソーシャルメディア、イベントなど、さまざまなチャネルを通じて一貫した顧客体験を実現するマルチチャネルマーケティングをサポートします。Dynamics 365の一部として機能するこのツールは、セールスやカスタマーサービスなどの他のアプリケーションとシームレスに連携し、顧客情報を組織全体で共有できます。 Dynamics 365 Marketingの主要機能 Dynamics 365 Marketingは、顧客中心のマーケティング戦略を実行するための強力なツールです。このセクションでは、その主要機能を詳しく見ていきましょう。 顧客データの収集と管理 顧客データは、マーケティング戦略の基盤です。Dynamics 365 Marketingでは、ウェブサイトの訪問者からのフィードバック、購入履歴、ソーシャルメディア上の活動など、様々なチャネルを通じて収集された顧客情報を一元的に管理できます。このシステムにより、企業は顧客の嗜好や行動を詳細に把握し、それに基づいたマーケティング戦略を策定することが可能です。 また、データの整理や分析が容易になるため、マーケティング活動の計画と実行がスムーズに行えます。 セグメンテーションとターゲティング 顧客を適切なセグメントに分けてターゲットにすることは、効果的なマーケティングキャンペーンに不可欠です。Dynamics 365 Marketingでは、顧客データを基に、地域や興味、購買行動など様々な基準でセグメントを作成できます。これにより、特定のグループに最適化されたメッセージを送ることが可能となり、より高い反応率やエンゲージメントが期待できます。 マーケティングオートメーション 繰り返し行われるマーケティングタスクを自動化することで、時間とリソースを大幅に節約できます。Dynamics 365 Marketingのマーケティングオートメーション機能を使えば、顧客によって異なるマーケティングコミュニケーションのトリガーを設定したり、特定のアクションに基づいて自動的にメールを送信したりすることが可能です。これにより、効率的かつタイムリーに顧客とコミュニケーションを取ることができます。 マルチチャネルマーケティング 顧客は様々なチャネルを通じて情報を得ています。Dynamics 365 Marketingは、電子メール、ソーシャルメディア、ウェブサイト、イベントなど複数のチャネルを通じて一貫した顧客体験を提供する機能を持っています。企業はこのツールを使用して、顧客が好むチャネルで適切なメッセージを届け、エンゲージメントを高めることが可能です。 顧客中心のマーケティング戦略の構築 顧客のニーズと期待に応えるマーケティングは、今日のビジネス環境において不可欠です。Dynamics 365 Marketingを活用して、顧客中心のマーケティング戦略を効果的に構築する方法を見ていきましょう。 顧客ジャーニーのマッピング 顧客ジャーニーのマッピングとは、顧客が製品やサービスの認知から購入、さらにはリピート購入や推薦に至るまでのプロセスを詳細に追跡することです。このプロセスを理解することで、各段階で顧客に最適な体験を提供し、彼らの期待を超えるサービスを実現することが可能になります。 Dynamics 365 Marketingを使用すると、顧客の行動や反応を分析し、どのタッチポイントでどのようなアクションが最も効果的であるかを特定できます。この情報を基に、よりパーソナライズされたマーケティング活動を展開していけます。 パーソナライズとエンゲージメントの強化 顧客一人ひとりのニーズに応えパーソナライズされたコミュニケーションは、顧客満足度とロイヤリティを高める鍵です。Dynamics 365 Marketingでは、顧客データを利用して個々の興味や過去の購入履歴に基づいてカスタマイズされたメッセージを作成できます。 例えば、顧客の行動に基づいて自動的に送信されるメール、特定のイベント後に送るフォローアップメッセージなどが該当します。これにより、顧客は自分に合った情報を受け取ることができ、企業との関係をより深いものに感じるようになります。 分析とインサイトの活用 […]

April 1, 2024

SharePoint Onlineの導入でファイル管理を効率化、情報共有をスムーズに

在宅ワークが普及する中、組織でのMicrosoft Teamsの導入が増加したことによって、SharePointを使用する機会も多くなっています。SharePointでは組織内のユーザー同士がファイルの共有や共同編集ができて、効率的に作業が行えます。 SharePointの主要な機能としては、ファイル管理やポータルサイト作成、共同編集機能などがありますが、そのなかでも、この記事では、SharePoint Onlineの機能の一つであるファイル管理について詳しく解説します。 SharePoint Onlineとは SharePoint Onlineは、組織の中でドキュメントの管理や情報共有をスムーズにして、生産性や組織内のコミュニケーションを高めるプラットホームです。SharePoint Onlineは、Microsoft365やOffice365で提供されるアプリケーションのTeamsに含まれており、SharePointを使用することで情報共有ができるチームサイト（ポータルサイト）の作成やコンテンツの管理、共同編集、ワークフロー、シンプルなアンケート機能、ファイルのバージョン管理などが行えます。操作はパソコン・スマートフォン、どのデバイスからでも行うことができ、タスクをスムーズに進めることが可能になります。 ○SharePoint Onlineの関連記事はこちらでご覧いただけます Microsoft Teamsとは Microsoft Teamsとは、SharePointやExchange Online、OneDriveを統合したアプリケーションの一つで、Microsoft365・Office365によって提供されているサービスです。 Teamsでは、組織内でのチームやグループ単位でのチャットやファイルの共有・管理、ビデオ会議などのコミュニケーションが効率的に行えます。クラウド上に保存・管理されたデータを、さまざまなデバイスからいつでもどこからでもアクセスできます。 ◯Teamsに関する記事はこちらでご覧いただけます SharePoint Onlineの機能・特徴 SharePoint Onlineの機能や特徴は、まずファイルの共有・共同編集が簡単にできること、そして効率的なファイル管理機能です。 どのデバイスからでも簡単にアクセスができて、いつでもどこからでも、すぐに作業ができるのもSharePointの特徴といえます。ここでは、機能や特徴についてくわしく解説します。　 チームサイトでの情報共有・共同編集 SharePoint Onlineの機能で便利なのが、チームサイトで情報を共有して共同編集ができることです。今までのファイル共有では、メールに添付されたファイルをダウンロードして編集し、再度メールにファイルを添付して送信するといった作業が必要でした。 しかし、SharePoint Onlineの共同編集機能によって、他のユーザーと同じファイルをリアルタイムで編集できます。 リアルタイム編集のメリットは、他のユーザーがどこを編集しているかがわかって、すぐに確認できることです。編集後はクラウド上に自動保存されるので、上書き保存を忘れるといったミスもなくせます。 ○社内情報共有に関する記事はこちらからご覧いただけます。 ワークフロー機能 SharePoint Onlineでは、ユーザーグループ内での署名やフィードバック、ドキュメントの承認などの、さまざまな回覧のワークフローのタスクを自動的に実行できます。あらかじめワークフローの種類やオプションを選択してドキュメントライブラリに追加しておくと、プロセスに従って行われます。ワークフロー機能を使うことで、煩わしい印鑑を押す作業も不要になります。 ただしSharePointのワークフローは、2023年4月以降非推奨となり、2024年4月2日には新しいテナントは無効となります。2026年4月2日には完全に廃止されます。 ○ワークフローに関連する記事はこちらからご覧いただけます 大容量のストレージ SharePoint Onlineの容量は1TBに契約ユーザー数×10GBを追加した容量となっています。総容量は1TB＋（契約ユーザー数×10GB）です。残りの容量は、SharePoint Onlineのサイト設定または管理センターから確認できます。 容量の上限を超えると制限がかかってしまいます。上限を超える前にお知らせするアラート機能もあるので、必要に応じて設定しておきましょう。個人で容量を追加する場合は、1人あたりの容量を追加で購入または、無制限のクラウドストレージプランの追加が可能です。 モバイルアプリでのアクセスが可能 SharePoint Onlineは、さまざまなデバイスからの利用が可能です。使う場所が限定されることなく、電車などでの移動中でも、出先から急ぎのデータ入力が必要なとき、資料を確認するときであっても簡単にアクセスができます。状況や場所に関係なく、いつでも必要なときにすぐ作業ができるので、仕事がスムーズに進められます。 効率的なファイル管理 SharePoint Onlineのドキュメントライブラリでは、効率的なファイル管理が行えます。ドキュメントライブラリ内で、個々のユーザーだけではなくグループ単位でのアクセス権限の付与が可能です。 ビュー機能では、ビューを作成することによってファイルが見つけやすくなり、目的別にタグ付けした必要な数の分類項目を追加して階層分けができます。 また、バージョン管理機能では、自動的に上書きを行ったファイルが保存されます。バージョン履歴から、過去のバージョンを復元することも可能です。 ○「SharePointの機能と活用メリットのご紹介」のお役立ち資料がダウンロードできます SharePoint Onlineでの効率的なファイル管理方法 SharePoint Onlineでのファイル管理方法をさらにくわしく見ていきます。チームでドキュメントライブラリを共有すると、ファイルの量はどんどん増えていきます。その中から必要な書類を見つけ出すことは、フォルダーを作成した本人ですら難しいかもしれません。ライブラリ内でのファイルをどのように整理して管理するかは、チームメンバーがどのような方法で抽出したいかによって異なります。SharePoint Onlineでは次のような方法でファイルを整理することができます。 フォルダーの分類 […]

April 1, 2024

SharePointで情報共有を効率化するには？SharePointできることを丁寧に解説

SharePointを活用することで、情報共有を効率化できます。この記事では、SharePointの概要やメリット、SharePointで何ができるのかについて解説します。 SharePointとはどのようなサービスか SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointの概要について解説します。 チームでの情報共有を効率化する SharePointを活用することで、チーム内の情報共有を効率化できるでしょう。オンラインで業務を行う場合は情報共有のスムーズさが重要になりますが、SharePointによってその点を改善できるわけです。 情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、何故SharePointなのでしょうか。詳しくは後述しますが、主にチームにおける情報共有に優れていること、そして他のMicrosoft製品と連携しやすいこと等が利点として挙げられます。 Microsoft365に加入すれば使える SharePointを利用する方法としては、Microsoft365への加入が一般的です。Microsoft365は、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社が運営しているサブスクリプションサービスです。 Microsoft365に加入することでWordやExcelといったオフィスアプリの他、コミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージ等を利用できます。SharePointだけでなくMicrosoft製品全般を活用したい場合は、Microsoft365への加入をおすすめします。 SharePoint単体で契約することも可能ですが、安価な分Microsoft365ほど包括的な利用はできません。具体的には、独自の法人メールの利用やセキュリティ面等が挙げられます。 OneDriveとの違い OneDriveは、Microsoftが運営しているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージを使うことでオンライン上での情報共有に役立ちますが、ではOneDriveのような一般的なクラウドストレージとSharePointはどのように異なるのでしょうか。 まず挙げられるのは、個人利用か組織利用かという点です。OneDriveのような一般的なクラウドストレージは原則的に個人で利用する前提で作られているため、情報共有を行う場合も「個人と個人」という想定になります。 対して、SharePointのようなチーム向け情報共有ツールはまず組織があり、その構成員としての個人が存在するといった前提で作られています。そのため、組織内におけるさまざまな形の情報共有が想定されており、それに沿った機能が搭載されているわけです。 具体的には、次項で解説します。 SharePointを導入すれば何ができる？ では次に、SharePointを使ってできることをご紹介します。SharePointには数多くの機能が搭載されていますが、組織における情報共有を行う場合は下記のようなものがメインになるでしょう。 社内ポータルの作成 まず挙げられるのは、社内ポータルの作成です。社内ポータルとは、企業のさまざまな情報やアプリ・ツールにアクセスするための玄関口となるサイトです。 適切な社内ポータルが構築されていれば、社内のあらゆる情報や処理がそこにまとまっているため、閲覧者は必要なものを分かりやすく得られるわけです。社内ポータルの作り方にはさまざまなものがありますが、SharePointを活用すれば簡単に構築が可能です。 その他の利点として、社内ポータルにアップされている情報やファイルの管理もSharePointで行える点が挙げられるでしょう。 ファイルの共同編集 SharePointを導入すれば、ファイルの共同編集が可能です。ファイルを複数人で共同編集すれば単純に手が増える分、製作スピードを上げられます。 また、チェック担当者と共同編集を行うことで、製作とチェックを同時に行うことができます。あるいは、チェック担当者が不在でも複数人の目が入ることによるケアレスミスの緩和が見込めるでしょう。 どのような場合でも必ず共同編集した方がいいというわけではありませんが、利点が多いのは確かです。 ドキュメントの管理 SharePointを導入すれば、ドキュメントの管理が効率化されます。SharePointに集約されたドキュメントを適切に分類しておけば、必要な情報を取得しやすくなるでしょう。 SharePointでは、どのような形でドキュメントの管理を行うのでしょうか。フォルダを作り関連項目をその中に入れるのは一般的なファイル管理と同様ですが、それとは別にタグやコメントを付加することができます。 場合によっては、目的のファイルを探すために何層ものフォルダを行き来する必要があるかもしれません。そのような際にフォルダとは別のタグ付けをしておけば、スムーズに目的のファイルに辿り着けるわけです。 また、SharePointにはバージョン管理機能が搭載されているため、ファイルのアップデート履歴を確認したりロールバックを行うことも可能です。 ワークフローの構築・実行 SharePointを活用すれば、ワークフローの構築や実行ができます。SharePointで構築できるワークフローの一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 承認ワークフローを構築することにより、一般的な承認フローをSharePoint上で行うことができます。また、フィードバックの収集が必要な場合においてもSharePointでフローの作成が可能です。 加えて、SharePointではタスクを三段階（アクティブ・レビューの準備・完了）に分けて管理することができます。これらの機能を上手く活用すれば、既存業務の効率化に役立つでしょう。 情報の検索 SharePointには、管理しているドキュメント内の情報を検索する機能が搭載されています。ユーザーは調べたいワードを検索ウインドウに入力することで、該当する検索結果を得ることができます。 一般的な検索機能と同じくさまざまな形式で絞り込むこともできるため、目的に沿ったものを見つけやすくなるでしょう。 Teamsとの連携 SharePointは、他アプリとの連携に強いのも特徴です。同じMicrosoft製品と連携させるケースが多いかと思いますが、Teamsもその一つに挙げられます。 Teamsは、Microsoftからリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを使えば遠く離れた人同士でも、チャットや通話を通してリアルタイムに情報をやり取りすることが可能です。 TeamsとSharePointを連携させれば、主にファイル管理の面で利点があります。Teamsにおける基本的なクラウドストレージはOneDriveを使うことが多いですが、それをSharePointに切り替えられるわけです。 その利点は、冒頭でお話した通りです。 SharePointのメリット では次に、SharePointのメリットをいくつかご紹介します。 他製品との連携が可能 まず挙げられるのは、他製品との連携が可能な点です。SharePointは単体で契約することもできますが、Microsoft365というサブスクリプションプランに加入して利用するのが一般的です。 Microsoft365に加入すると、他にもさまざまなMicrosoftアプリを使えるようになります。文書作成のためのWordや表計算のExcel、リモートコミュニケーションのためのTeams等が一例として挙げられるでしょう。 SharePointと他のアプリを連携させることでそれぞれの機能を拡張し、より便利な活用が可能になります。 セキュリティに強い SharePointの利点として、セキュリティに強い点も挙げられます。オンラインで業務を遂行する機会も増えたかと思われますが、その際に重要な懸念として考えられるのがセキュリティの強固さです。 セキュリティリスクを抱えたままオンラインで情報のやり取りをしてしまうと、悪意のある第三者に盗み見られる可能性があります。また、システムに侵入され機密情報が漏洩してしまうと、企業の信頼性が毀損されてしまう恐れもあるでしょう。 SharePoint（Microsoft365）を活用すれば、データの輸送時には最高クラスの暗号化を行い情報を保護することができます。また保存時にはさまざまな階層に分けてセキュリティが確保されているため、安心してデータを預けられるわけです。 場所やデバイスを問わず利用できる 場所やデバイスを問わず利用できるのも、SharePointのメリットです。SharePointはクラウド上で動作するアプリなので、インターネットにさえ繋がっていれば場所を問わず利用可能です。 現代はワークスタイルが多様化し、さまざまな人がさまざまな場所で働くようになりました。それを可能にしたのがインターネットやモバイルデバイスの存在であり、それらを駆使したクラウド技術の確立です。 […]

February 27, 2024

Teamsで案件管理を行うには？そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説

Teamsで案件管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事ではTeamsや案件管理の概要から始め、Teamsで案件管理を行うメリットやそのための方法について解説します。 Teamsと案件管理について まずは、Teamsおよび案件管理の概要について解説します。Teamsと案件管理には、どのような繋がりがあるのでしょうか。 TeamsはMicrosoftからリリースされているコミュニケーションアプリ Teamsは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションアプリです。リモートコミュニケーションを行う際に強みがあり、Teamsを利用すれば遠く離れた場所にいる人同士でもリアルタイムにやり取りが可能です。 現代はテレワークが一般的になったこともあり、リモートコミュニケーションの重要性が高まっています。異なる場所にいるメンバー同士が瞬時にコミュニケーションが取れることに加え、強固なセキュリティが備わったアプリが求められています。 Teamsはそれらのニーズを満たした、使いやすいコミュニケーションアプリと言えるでしょう。加えて、同じMicrosoft製品との連携性が高いのも魅力です。 案件管理とは案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること 案件管理とは「案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること」です。案件管理を行うのは業務遂行においてマストですが、適切な案件管理が行われているかどうかはケースによります。 案件管理が適切に行われていないと、どのような問題が生じるのでしょうか。一般的には、下記のようなものが考えられます。 案件管理を適切に行うことで案件遂行に必要な情報を整理し、スムーズな進捗に繋がります。 Teamsで案件管理を行えば業務効率化に繋がる Teamsで案件管理を行えば、業務効率化に繋がるかもしれません。Teamsはコミュニケーションのためのアプリなので直接的な案件管理機能は搭載されていませんが、スケジュールやタスク管理等の機能を活用することで案件管理の補助ができるでしょう。 また、他のアプリと連携させればTeams上で案件管理を行うことも不可能ではありません。同じMicrosoft製アプリはもちろん、サードパーティ製のアプリとも幅広く連携可能なのがTeamsの特徴です。 既に使っているアプリはもちろん、新たに連携させることで業務効率化に繋がるものも数多く存在するでしょう。Teams単体でできることはさほど多くありませんが、さまざまなアプリと連携させることにより機能拡張できるよう設計されています。 Teamsで案件管理を行うメリット では次に、Teamsで案件管理を行うメリットについて解説します。Teamsを使うことで、案件管理にどのような利点が生まれるのでしょうか。 業務をTeamsで一元化できる Teamsで案件管理を行えば、業務をTeamsで一元化できます。テレワーク等でリモートコミュニケーションを行っている場合は、既にTeamsをヘビーユースしているケースも多いのではないでしょうか。 その場合に案件管理を別のソフトで行っていると、業務によってアプリを切り替える必要があります。大した手間ではないかもしれませんが、それが積み重なることにより業務効率を阻害してしまうこともあるでしょう。 Teamsから案件管理を行えるようになれば、その心配はありません。使い慣れた画面上で、アプリを切り替えることなく案件管理を行えるからです。 さまざまなアプリと連携できる Teamsの利点として、他アプリとの連携性の高さが挙げられます。同じMicrosoft製のアプリはもちろん、さまざまなサードパーティ製アプリとも連携が可能です。 Teamsと他のアプリを連携させることにより、Teams上で業務を一元管理できます。案件管理はもちろん、スケジュール管理やタスク管理、プロジェクト管理までをTeams上で行えるようになります。 既に業務活用しているアプリがある場合、連携を検討してみてはいかがでしょうか。 情報共有を効率化できる Teamsで案件管理を行えば、情報共有を効率化できます。Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリなので、チャットや通話といった基本的な機能を使えば個人間や小規模メンバー間での情報共有が可能です。 では、より大規模なチームでの情報共有はどうでしょうか。その場合はチャットや通話といった方法ではなく、チームやチャネルを作って共有した方が効果的でしょう。 チームは組織や部署別に作られるグループであり、チャネルはトピックごとに作られる（チームより小規模な）グループです。これらを上手く活用することで、幅広い組織やチーム、小規模グループに適した情報共有が可能です。 Teamsで案件管理を行うには？ では次に、Teamsで案件管理を行う方法について解説します。 Teams単体で案件管理を行うのは難しい まず言えるのは、Teams単体で案件管理を行うのは難しいという点です。ここまで散々Teamsでの案件管理に言及してきたため少々肩透かしになるかもしれませんが、Teamsは元々リモートコミュニケーションのためのアプリなので、案件管理機能は搭載されていません。 もちろん、一般的な情報共有の範囲内で案件管理を行うことは可能です。案件ごとにグループを作成してそこに情報を集約する等のやり方が考えられますが、効率的とは言い難いでしょう。 Teamsで案件管理を行う場合は、他アプリとの連携をおすすめします。 おすすめなのはPlannerとの連携 では、どのようなアプリと連携すればいいのでしょうか。候補はさまざまですが、ここでは同じMicrosoft製アプリであるPlannerを挙げたいと思います。 Plannerは、チームのタスク管理を効率化するためのアプリです。Plannerを導入することで各メンバーの役割分担、抱えているタスク、進捗等を可視化でき、チーム全体の生産性向上に役立ちます。 PlannerとTeamsを連携させることで、Teamsから案件管理を行えるわけです。同じMicrosoft製なので、連携が簡単なのもポイントです。 個人のタスク管理ならToDo 個人のタスク管理であれば、ToDoがおすすめです。Plannerほど高機能ではありませんが、個人のタスク管理に必要な機能は揃っています。 個人で仕事をしている、もしくは小規模なチームで働いている場合はToDoで十分かもしれません。アプリの連携は便利ですが、不要なアプリを次々に連携してしまうとTeams自体の使い勝手が下がってしまう恐れもあるでしょう。 必要なものを絞り込み、適切に導入・活用することをおすすめします。 案件管理を行う際の注意点 では次に、案件管理を行う際の注意点について解説します。どのような点に気を配れば、効率的な案件管理に繋がるのでしょうか。 何のために案件管理を行うのかを明確にする まず挙げられるのは、何のために案件管理を行うのかを明確にすることです。案件管理自体はやらないよりはやった方が好ましいものですが、なんとなく行うよりは目的を明確化した方が良い結果が得られるでしょう。 案件管理の目的としては、下記のようなものが挙げられます。 案件管理の目的はケースによってさまざまですし、一つに絞る必要もありません。自社やチームが置かれている環境に応じ、柔軟に定めましょう。 情報を適切に共有する 案件管理を行う際は、情報を適切に共有することが重要です。当たり前の話かもしれませんが、基本を疎かにしては何事も上手くいかないため、改めて提言させて頂きます。 「情報を適切に共有する」とは、どういった状態を指すのでしょうか。一概に指定するのは難しいですが、一般的には「誰もが必要な時に必要な情報を瞬時に取得できる状態」等が挙げられます。 そのためには必要な情報が分かりやすい場所に、分かりやすい形で集約されている必要があります。「情報の適切な共有」は、簡単なようで意外と難しいかもしれません。 データはなるべく一元管理しよう 案件管理にまつわるデータは、なるべく一元管理するようにしましょう。一元管理とは「（データや情報等を）ひとまとめにして管理すること」と定義される言葉です。 […]